河南农业职业学院公文处理办法

为做好公文处理工作，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》，特制定本办法。

一、常用公文种类

学院行政公文常用种类有决定、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要。

二、行文要求

1．行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。要减少例行性、事务性公文。

2．各部门要按照各自隶属关系和职权范围来确定上行文、下行文、平行文等行文关系。

3．各部门要对自己的行文负责。行文的事项必须在本部门的职权范围之内，不属于自己职权范围内的事项不能行文。

4．要严格控制以学院名义的发文。属于涉及学院全局性、方针政策性和重大问题的公文，由学院办公室按照规定程序统一处理行文；属于各部门日常业务工作和职权范围内的事项，应由各部门自行发文或者几个同级部门联合发文。

5．向上级机关的行文，一般应主送一个上级机关，如需其它相关的上级机关知道，可抄送。向上行文一般不得越级，尤其不得越级请示。

6．报请性的或需要对方办理、答复的公文，应一事一文，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

7．在一般情况下，部门在请求指示、批准事项时，行文应主送学院办公室，“请示”、“报告”不得直接送院领导个人。

8．如果确有必要，两个或两个以上的部门可以联合行文，但联合行文的各方必须是同级。联合行文时主办部门排列在前，并只标注主办部门的发文字号。

9．学院行政公文的版头结构方式为“河南农业职业学院文件“，除学院党委、学院团委可印制文件版头外，其它部门不得印制文件版头，其印发文件要用学院文件版头，用印为学院印章。

10、学院行政发文字号，一般用农职院〔×××〕×号。

三、公文格式

1．公文的书面格式是公文书面项目的结合，包括文头部分、正文部分和文尾部分。

2．文头部分一般由版头、发文字号、横间隔线、公文编号、密级（期限）、紧急程度和签发人姓名组成。

3．正文部分一般由公文标题、主送单位、正文、附件标注、发文单位、成文时间和印章组成。

4．文尾部分一般由主题词、抄送单位和印刷版记组成。

四、公文用纸格式

1．行政公文用纸一般采用国际标准A4型

2．张贴性的公文，如通报等公文的用纸，则根据实际需要来确定。

3．拟搞用的稿纸，其尺寸大小应与公文用纸的尺寸一致。

五、公文处理程序及要求

1．公文处理是通过相互衔接的一系列环节，完成制发、办理和管理公文所进行的全部工作，它包括发文处理和收文处理两个方面的工作。

2．发文处理是指公文拟稿到发出和保管的整个运行过程。发文处理程序包括：交拟→拟搞→审核→会签、签发→校对→用印→分发→投送→立卷→归档→销毁等环节。

（1）交拟是领导人将撰写公文的任务交给有关撰稿人员，它包括指定作者和明确任务两项内容。

（2）拟稿是关系公文质量优劣的关键性环节。凡以学院名义上报或下发的公文，部门主管范围内的工作需要行文时，由主管部门代为拟稿。

（3）审核是对公文草稿的审查核对。凡是以学院行政名义的行文，必须送交学院办公室进行审核，然后送院领导签发。

（4）签发是单位领导人对审核过的文稿进行最终审定并签署印发。签发文稿要按对口签发的原则进行。领导人在发文单上填写的签发意见要明确，要签署姓名和时间。签发完毕后，学院办公室工作人员要进行发文登记和发文编号。

（5）校对是保证公文文字准确，避免出现错漏的重要环节。要严格按照校对要求和步骤进行校对，要正确使用校对符号并遵守使用规则。

（6）用印是指在制成的公文落款处加盖发文单位的印章。除会议纪要外，其它公文一律要加盖印章。要保证印章字样的端正、清晰。

（7）分发是依照发文的范围，对印制后的公文份。

（8）投送是通过一定形式，将公文送到受文单位。投送要准确、及时、安全，要严格履行登记手续。

（9）立卷是各部门根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文，按照它们之间的联系组成案卷。凡是以学院名义发出的公文，由学院办公室负责立卷。

（10）归档是将一年来立成的所有案卷移交给学院档案室集中保管。归档一般在次年六月底以前完成。

（12）销毁是对没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和有关领导人批准后，定期销毁。销毁涉及国家秘密的公文要履行严格的登记和批准手续，并由两人以上进行监销。

3．收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。收文处理程序包领取、签收→拆封→登记→筛选→传阅→批办→承办→催办、查办→办复→立卷→归档→销毁等环节。

（1）领取、签收：领取、签收时要认真细致做好检查、清点工作。学院教职工出差、参加会议带回的公文，如果收文单位为学院名称，要送达学院办公室进行签收。学院各部门在收到收文单位为学院名称的各类文件，应及时送达学院办公室进行签收。在没有收到相同的纸质公文时，省教育厅电子公文打印后视作正式公文。

（2）拆封是部门文书人员特有的职责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆封。

（3）收文登记是对收到的公文，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来源、时间、标题、去向和处理结果的工作。

（4）筛选是对收文进行鉴别和归类。

（5）传阅：传阅公文要严格控制阅读范围，在组织传阅过程中要勤送、勤取、勤催。

（6）批办是负责人对收文如何办理做出批示意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办部门或承办人，并签署姓名和时间。

（7）承办是有关部门的工作人员，根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求，具体办理和执行来文精神。对于需要几个部门会办的公文，主办部门要主动牵头，做好协商工作，协办部门要积极配合。

（8）催办、查办是办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和承办时限的要求，对承办单位及时进行督促、检查。

（9）办复是在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。

（10）立卷、归档、销毁环节的工作要求与发文处理程序中的有关环节基本相同。

六、附则

1．各部门文书人员业务培训由学院办公室负责进行。

2．本办法自2007年9月1日起施行。