河南农业职业学院来信来函处理办法

处理来信是指办公室接受来信后，按有关规定进行处理的过程。处理来信的基本要求是:及时拆封，详细阅读；抓住中心，掌握重点；如实登记，认真处理；做到件件有着落，事事有结果。

一、处理来信的基本程序

办公室处理来信的基本程序是:初步分拣、及时拆封、详细阅读、如实登记、 认真处理、负责复信。

1．初步分拣

办公室人员在接收信件后，首先确认台头，然后再加以分类。特别是在接收大批信件时，通常按照信件类型分拣成以下几种:①电报；②报纸、杂志；③函件、小册子等；④国内包裹、航空信件、特快专递等；⑤国际信件；⑥私人信函。

2．及时拆封

当日来信，当日拆封，加盖收信章。拆封前，首先要检查一下来信，看看是否属于自己的受理范围，以免误拆。通常情况下，保密的信件，写有“亲启”字样的信件以及领导的私人信件，办公室人员不能拆封。如果信件已被无意拆开，办公室人员应在信封上注明“误拆”，并封上信口。拆封后，把来信大体先浏览一遍，以便对要信、急信及时处理。

拆封时要注意以下几点:①随信寄来的证件、现金、票证和其他贵重物品，要逐一清点核对，详细登记，妥善保管，防止丢失。②拆封时，要注意信封正反两面，不要剪坏邮票、邮戳和其他书写文字的地方，保持信件的完整，以便佐证投信时间和地址。若发现原信封无邮票或邮票、邮戳不完整，应注明。③在装订时，要对来信的页数与原信标明的页码进行核对，发现不符，要注明。对来信页码颠倒的，要按顺序调整理。信纸和信封一并装订，信纸在前、信封在后，装订针订在左上角。上级机关和其他部门附转办单转来的信件、转办单、信封要与原信一并装订，转办单在前，信封在后。

3．详细阅信

阅信的目的在于弄清来信的内容。阅信时要集中精力，认真细致。对于篇幅冗长、内容繁杂、字迹潦草的来信，如果读一遍未能领会信意，要多看几遍，直到领会来信的全部内容为止。来信是外文或少数民族文字的，如看不懂，可请有关部门代译。对可能是精神病患者的来信，可向有关单位了解一下写信人的现实状况后再行处理。对重复来信，如果不是内容完全相同的印刷或复制信，都要细看。在了解来信全篇内容后，要分清主次，正确判断，从而掌握来信反映的主要问题是什么，要求解决什么问题，陈述的理由是否充分，按政策能否解决，以便确定对来信如何处理。阅信时，可以为领导注出信件的重点部分，如用红墨水在重要段落下勾划线条，也可以提醒领导注意有关问题，如在信笺空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”，办公室人员还可以在领导复信时提供所需要的参考资料等等。

4．如实登记

办公室人员在来信摘要单或来信登记簿上逐项填写来信的基本情况。不是所有信件都需登记，一些普通的广告、推销信、征订单、随机性的通知等等，可以略去，但重要的信件必须登记。登记可以起到保护信件的作用，便于统计、查找和催办。处理来信的摘要单、簿册属于保存查考的档案资料，必须用钢笔、毛笔填写，不得用铅笔。摘记来信内容时，要言简意骇，准确无误，条理分明，字迹清楚。一般要交待清楚人物、时间、地点和具体内容。

登记的主要内容:①来信人的姓名、工作单位或地址、职业、职务和政治面貌。②来信寄出和收到的时间，寄给的单位和人员。③来信反映问题所发生的时间、地点，主要情节，涉及的单位和人员，来信人的要求和愿望。④对同一人内容相同的重复来信，要在原卡片或登记簿上注明；若有新内容则应补记。对这样的来信一般不要重新建卡或登记。⑤上级来函交办、领导批示的信件要记载交办的时间、函号、要求和批语，并写明承办情况。⑤注明来信转办、处理的形式和时间，处理结束后，要补记处理结果。⑦注明随信寄来的现金、证件和票证等的处理方法 和时间。⑧经办人在登记卡或登记簿上签署姓名。

5．认真处理

处理来信，一般有转办、直接查处和要件呈批等程序。所谓转办，就是根据分级负责、归口办理的原则，按照来信所反映问题的性质，将信转交给有关部门处理。对于一般性的来信，可直接转给有关单位承办；对于检举揭发违法乱纪的来信，应填写专用转办单，转给学院纪委处理；对反动信件，可以交保卫部门直接查处，严防扩散；对危急信件，要用电报、电话或其他办法通知有关部门采取措施，做好工作，然后将原信附函转出；对于转错的信件，收信单位可直接将信转往有关单位，并将情况告诉错转的单位。

呈送领导阅批的重要来信，要填写“呈阅笺”或“请示报告单”，然后连同原信及时呈送领导阅批。必要时应附卷供领导审查，还可援引若干政策条文供领导参考。重要来信送批时，应按领导的分工，分别呈阅。领导阅后，要根据领导的意见，及时转办，将批示内容传达给承办单位或负责人。领导批示信件转出后，要注意催办，过问处理情况，处理结果要向领导报告。

6．负责复信

复信是指受理来信的单位或办公室部门在收到来信后，给来信者回信，告知办理情况，答复处理结果，宣传有关政策。复信应当采取高度负责的态度，因为写信人向领导反映问题提出要求和建议，总希望有个结果。作为受理来信的部门给写信人复信，告诉来信的处理结果，是应该的，是对人民民主权利的尊重，应当力求做好。

一般说来，对下列情况的来信应予以复信:①对反映比较重要、可靠的情况或有价值的合理化建议的来信，复信说明来信处理情况，并给予鼓励。② 对学院的工作或某些工作人员的缺点错误提出批评意见的来信，复信告知处理结果，并表示谢意。③对来信反映的问题，按政策规定不能解决的或己正确处理但本人不服的，复信讲清道理，宣传党的政策，做好思想工作。④对来信转交有关部门处理的，要复信告知来信人直接同承办单位联系。⑤反映的问题己恰当处理，但本人提出不合理的要求，要复信表明态度，劝其服从处理。⑥对咨询政策性问题的来信，复信给予具体、准确的解释和答复。⑦对写信申诉要求解决具体问题的，一般也要复信告知处理结果。③知名人士或有影响的人物的来信，要复信告知他的信已交某领导或某机关处理或参考。⑨对随信寄来钱、票、证件、稿件和著作等物品的，应告知来信人如何处理。直接退还本人的，简复说明。

办公室人员复信要抱着高度负责的态度坚持”三性一要”的原则:即坚持政策性。不能偏离党的政策去解释问题；坚持针对性，善于抓住来信要点，紧扣信中提出的问题，有的放矢地复信；坚持灵活性，复信时语言要委婉，措词要得当，留有余地；复信态度要明朗，该鼓励的要鼓励，该批评的要批评，该疏导的要疏导，不能含糊其辞。

二、来信处理的方法

办公室日常工作中会收到各种类型的来信，针对来信不同的内容，应该将信件分别进行处理。除本单位直接进行查处外，重要来信呈送领导阅批，其余按“分级负责，归口办理”的原则转各有关部门处理。按政策规定，不能解决的、涉及全面性问题的来信，应由受信单位直接办理。下面具体介绍几种不同来信处理的方法:

1．重要来信

对一些重要来信，要按领导的不同分工，分别呈送阅批，同时要填写“呈阅笺”或“请示单”。必要时，应附卷供领导审查，还可以援引有关政策条文供领导参考。在基层单位或来信不多的部门，重要来信送主管工作的领导人阅批。对那些反映了带有政策性、普遍性、倾向性问题的重要来信，应及时研究整理，撰写专题报告，呈送有关领导或部门参阅。若有领导批示，就根据批示意见转办，领导批示的内容可以复印、发函传达。紧急重要的批示内容，应派人直接向承办单位的负责同志传达。涉及几个部门的问题，应把有关部门的负责人召集到一起进行传达，研究处理意见。

2．一般来信

一般来信应按照“分级负责，归口办理”的原则，直接转给有关部门承办。对于信中提出的要求，如果已有现成的原则、规定和政策可循的，转办信上可原则提出“请按某规定办理”的意见，不要千篇一律写“转去某某来信一件，请酌处”或 “请某某部门酌处”。

3．检举揭发信

对检举揭发违法乱纪等问题的来信，转办时要填写专用转办单，转给学院纪委处理，严禁把这类信件转交给被告对象所在单位或本人。为保护检举揭发人，不允许把信交给被揭发、被控告的单位或个人。原信也可以不转交或用摘抄件代替，不要披露揭发人的姓名甚至笔迹。对检举揭发进行报复的，要追究责任，情节严重的，应依法处理。

4．批评信

批评信一般可转给被批评部门或个人的上级领导处理，有的也可以去掉反映者的姓名、地址，把内容抄给被批评的部门或个人，要求其做出检查和说明。

5．匿名信件

匿名信是一种客观存在，往往给办公室工作增加了难度。处理匿名信应向署名信一样对待，反映的是什么问题，该如何处理，都视同署名信。查无实据的匿名信应予以否定，若涉及到人身攻击、诬告陷害的匿名信，要查清写信人，依法处理。

6．重复来信

对多次重复的来信，要区别情况，妥善处理。若属于处理欠妥的，办公室人员可请示领导同意后，要求承办单位复议或重新复查处理；尚未结案的，应督促和帮助承办单位抓紧处理结案；对要求过高的，要做好疏导工作。