河南农业职业学院合同管理办法（试行）

第一章 总则

第一条  为进一步规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及规章，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称合同管理，包括：

（一）合同管理制度及其细则、配套文件的制定与修改；

（二）合同的订立审核与授权；

（三）合同备案及相关信息、文件及材料的归集与存档；

（四）合同履行、变更、解除及争议解决的报告、监督与指导；

（五）对上述合同管理事务及合同管理制度的实施进行的监督、检查、评估和奖惩。

第三条  本办法所称合同，包括学校对外订立的合同书、协议书，以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的其他文件。

第四条  学校合同管理实行统一指导监督、分类管理、分级审批授权的工作机制。

第五条  未经审核或授权，任何部门和个人不得以学校名义或学校所属非法人单位、部门的名义对外订立合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围订立合同。

第六条  学校合同中涉及的国家秘密、商业秘密和内部工作事项等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。

第二章  合同管理职责

第七条  学校成立合同审查小组，成员由院长办公室、财务处、招标采购处、审计处等部门及学校法律顾问组成，院长办公室主任任审查小组组长。合同审查小组具有以下职责:

(一)对影响重大、法律关系复杂及有争议的合同进行会审;

(二)标准合同范本的审定;

(三)定期对学校各部门(单位)所订立的合同及其管理情况进行检查。

（四）对需要审核的一般合同及所有重大合同进行合法性审查。

第八条  院长办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责为：

（一）为办理合同事务提供法律咨询服务；

（二）负责对合同承办部门提交的重大合同进行法律审核，依法提出法律意见；

（三）负责对合同进行备案；

（四）协助合同承办部门处理合同纠纷；

（五）起草、拟定各类合同范本；

（六）学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第九条 各职能部门主要职责：

（一）财务处职责：审查经济类合同条款是否符合学校有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及付款方式是否合理等。

（二）招标采购处职责：对合同订立的程序及合规性进行审查，合同条款与招投标文件一致性进行审查、编写合同编号等。

（三）审计处、教务处、资产管理处职责：审查合同订立前是否按照学校规定执行采购程序，依据合同订立指南对合同条款进行业务审核，审核合同条款的可操作性、合同结构、合同文字符号、相关条款约定、编写合同编号等。

第十条  合同承办部门是指合同管理的具体责任单位；合同承办部门主要职责包括：  

（一）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查；

（二）负责合同的洽谈和文本起草，将合同提交各职能部门审查；

（三）依照审核意见修改合同并复核合同内容；

（四）将合同及时提交学校档案室存档；

（五）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；

（六）处理合同纠纷；

（七）完成学校交办的其他工作。

第十一条  合同承办人，是指合同承办部门具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。

合同承办部门须在本部门指定一到两名合同承办人，负责具体承办合同有关事务。合同承办人应为本部门、本单位在职在岗工作人员。

合同承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办部门应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同管理事务的书面交接手续。

合同承办人须依照法律、法规和学校规定，按照所在部门的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对中间出现的任何与合同有关的问题，承办人须及时向本部门负责人进行报告。

第三章 合同分类管理

第十二条  学校根据业务范围和工作职责，授权相关职能部门，负责特定类型合同的分类管理工作。合同分类管理部门主要管理范围包括：

（一）人事处负责管理人事、劳动合同；

（二）教务处负责管理实训耗材等合同（标的额10万以下）；

（三）审计处负责管理委托服务类合同（标的额10万以下）、建设工程施工合同（标的额10万以下）；

（四）资产管理处负责管理学校除实训耗材类的其他资产采购合同（标的额10万以下）；

（五）招投标采购处负责管理经政府采购中心实施的批量集中采购、网上竞价、定点采购等政府采购项目和招标采购项目的合同（标的额10万以上）；

未列入合同分类管理部门审核的合同，由院长办公室依法治校办进行审核。

第十三条  学校可授权职能部门、学院签订不涉及学历及资金标的的，并与人才培养、科学研究活动相关的非经济类合同、协议。 具体包括：

（一）实习、实践合同、协议；

（二）联合培养与交流合同、协议；

（三）课程建设合同、协议；

（四）挂职实践合同、协议；

（五）横向科研合作合同、协议；

（六）其他不涉及具体金额的，并与人才培养、科学研究活动相关的非经济类合同、协议。

各相关部门签订合同、协议后，应在10日内提交档案室存档。

第四章  合同分级管理

第十四条  为了优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险防控，学校对合同实施分级管理，分为重大合同和一般合同。

第十五条  下列合同属于重大合同：

（一）合作办学合同；

（二）以学校资产联合经营的合同；

（三）涉及学校无形资产的合同；

（四）涉及学校形象、名誉的合同；

（五）涉外合同；

（六）对外抵押担保、债权债务的清偿合同；

（七）融资（贷款）合同；

（八）标的在10万元人民币以上的合同；

（九）标的物金额约定不明确的合同；

（十）学校认为应该按重大合同管理的合同。

签订重大合同必须经学校的法律顾问审查把关，以确保学校的权益得到法律保护。

第十六条  一般合同是指除重大合同以外的合同。

第十七条  重大合同由合同承办部门及相关职能部门对合同进行业务审查通过后，提交院长办公室进行法律审查并出具法律意见。

重大合同立项以前，由分管校领导提交校长办公会或党委会进行审议，审议通过后由承办部门按程序办理。

第十八条  一般合同中按照合同范本签订的，由学校授权合同管理部门进行审核通过后，签订合同。

第十九条  合同承办部门提交合同管理部门审核的合同，应在学校钉钉办公系统上提交《河南农业职业学院合同专用章使用审批表》（附件1-附件4）、合同文本、合同签署的背景材料（合作背景，合同目的，合同相对人资信状况、履约能力，风险防范等）等相关送审材料。

第二十条  合同审查小组对各部门提交的重大合同的审查自受理之日起7个工作日完成。对一般合同的审查受理之日起3个工作日内完成。

各部门送审材料不完备，合同审查小组应在三个工作日内告知送审部门补交材料，审查时限自补齐材料之日起计算。

第二十一条  对重大合同和一般合同，院长办公室可聘请校内法律专家、委托律师提出论证意见，合同管理部门、合同承办部门参与会商。

第二十三条  合同承办部门根据学校授权范围，按照本部门合同管理细则或工作流程，履行相应的合同审核程序。

合同承办部门应对合同相对人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行全面审查，对合同的标的、数量、履行期限、质量要求等内容进行审核，并落实合同的经费来源。

第二十四条  合同文本通过审核后，在实际签订时对合同条款有实质性变更的，应重新履行审核程序。

第二十五条  合同涉及多个管理部门的，由合同承办部门协调各相关部门会签后再报相关职能部门审核。

第二十六条  依据法律法规规定，或按照学校相关规定，应采用招投标、政府采购或网上竞价采购等特殊程序订立合同的，或依法必须在特定交易场所进行的，应当依照有关法律规定和学校规定办理后，办理合同订立的审核手续。

第五章  合同的订立

第二十七条  签订合同应遵守法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的正当权益。国家和学校对合同签订有其他特别规定的，承办部门应严格执行相关规定。

未经党委会或校长办公会同意，任何部门或人员不得以学校名义或以学校资产对外以任何方式提供担保，不得以任何方式对外加入或承担其他主体依法或依合同应当承担的债务或责任。

第二十八条  合同金额在两万元以下，可不采用书面形式订立合同。学校另有规定的，依照规定办理。除上述情形以外的其他合同，以及不涉及具体金额的合同，均应以书面合同形式订立。

第二十九条  签订合同前，承办部门和承办人应对合同相对方的主体资格、资质、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等情况进行审核。

依据法律法规规定，合同相对方订立、履行特定合同应当具备相应的资质、许可条件的，合同承办部门和承办人应当要求合同相对方出具相应资质证书或证明文件并进行核验。

提交合同审核申请前，合同承办部门和承办人应在“全国法院被执行人信息查询系统”、“失信被执行人查询系统”查验合同相对方是否存在被列为失信被执行人或被强制执行且仍未执行完毕的情形。合同相对方如存在上述失信情形的，应在审核申请文件中注明。

第三十条  学校对外订立合同，学校已制定合同范本的应当优先适用学校合同范本；没有合同范本的应当争取起草合同文本的权利，合同文本由承办部门起草。

法律法规规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行。

第三十一条  学校对外订立合同，应加盖“河南农业职业学院合同专用章”，并由学校法定代表人或授权代表签署。

第三十二条  院长办公室依法治校办、合同管理部门针对若干类型合同制定示范文本，分期分批逐步建立合同示范文本库，定期对各类合同范本的使用情况进行检查，并由合同审查小组根据实际使用情况进行修订。

第三十三条  学校禁止倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

学校禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第三十四条  合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或机动车等特殊动产，或商标、专利、著作权等知识产权等的权属转移或许可使用的，应要求合同相对方提供相应的权属证明文件。

依据法律法规规定，合同相对方订立、履行合同应当取得有关权利人及其他相关主体或机构的授权、批准、许可或同意的，应当要求其出具该证明文件。

第三十五条  合同中应就学校的重要合同权利及对方的主要义务的履行节点设置相应的约定解除权。

第三十六条  合同中应当约定仲裁条款或诉讼管辖条款。

我方合同履行风险较大的，应约定仲裁条款。合同标的额较小的，应约定管辖条款。

合同约定仲裁条款的，应尽可能约定郑州仲裁委员会仲裁。合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定学校所在地法院管辖。

涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。

第三十七条  合同应当明确约定各方当事人的通信地址、联系人及联系电话、电子邮件，以便在合同履行、争议解决时可以进行有效的通知。

第三十八条  合同各方签署的姓名、名称（包括印章印文）应与合同首部确定的合同当事人保持一致。

合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。

合同有多页的，应加盖骑缝章。

第三十九条  合同承办部门应根据合同审查小组审核意见修改完善合同文本。合同承办部门与合同审查小组意见不一致，不同意修改合同文本的，应当书面明确说明理由，由合同分类管理部门决定是否签署。

第四十条  未依本办法及学校相关制度规定办理合同订立审核手续的，印章管理部门不予办理签章。

第四十一条  各审核部门应分工协作，各负其责，及时审核相关材料，共同维护学校权益。

第六章  合同档案管理

第四十二条  合同承办部门应当建立合同档案登记制度，妥善保管合同相关文件资料，并按年度向学校档案馆归档。

合同归档相关文件资料包括但不限于：合同正本、合同专用章使用审批表复印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。

第四十三条  合同分类管理部门应当建立合同台账（附件5：《河南农业职业学院合同管理台账》），对合同名称、合同承办人、订立时间、合同编号（附件6：《河南农业职业学院合同统一编号规则》）、合同当事人、合同履行节点等进行记载和跟踪。

合同分类管理部门应当妥善保管合同正本、合同专用章使用审批表复印件以及与合同事项有关的批准文件等资料。

第七章  监督检查与责任追究

第四十四条  合同分类管理部门应建立合同履行情况评估制度，每年对业务主管范围内的合同管理情况进行检查和监督，并按年度向院长办公室提交上一年度本部门合同管理情况的年度检查报告。

第四十六条  有下列情形之一，造成严重后果的，由当事人承担相应的赔偿责任，并根据情节轻重追究其他责任：

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校授权权限签订合同的；

（三）应签订书面合同但未签订的；

（四）玩忽职守、疏忽大意，没有按本办法履行职责的；

（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（六）其他违反法律法规和学校纪律的行为，在合同签订和履行中给学校造成损失的。

第九章  附则

第四十七条  本办法由院长办公室负责解释。

第四十八条  本办法自发布之日起施行。

附件：1.河南农业职业学院合同专用章使用审批表

（10万以下）

2.河南农业职业学院合同专用章使用审批表

（10万以上）

3.河南农业职业学院合同专用章使用审批表

（人事、劳动合同）

4. 河南农业职业学院合同专用章使用审批表

（非经济合同）

5. 河南农业职业学院合同管理台账

6. 河南农业职业学院合同统一编号规则