河南农业职业学院学生会档案管理制度

第一章 总则

第一条 为规范河南农业职业学院学生会（以下简称“学生会”）的档案管理，确保学生会工作的连续性、系统性和可追溯性，提高档案管理效率与质量，根据国家相关法律法规及学院档案管理要求，特制定本制度。

第二条 本制度适用于学生会所有部门及个人在履行职责、组织活动、开展服务等过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。

第三条 学生会档案管理遵循“统一领导、分级管理、分类归档、方便利用”的原则，确保档案的完整、准确、安全、保密与有效利用。

第二章 管理机构与职责

第四条 学生会设立档案管理小组（以下简称“档案组”），负责学生会档案的全面管理工作。档案组由学生会主席团直接领导，成员由各部门负责人及指定档案管理员组成。

第五条 档案组主要职责包括：

1、制定和修订学生会档案管理制度；

2、组织档案的收集、整理、分类、编号、存储与销毁；

3、提供档案查询、借阅服务，确保档案的安全与合理利用；

4、监督各部门档案管理执行情况，定期组织档案检查与评估；

5、开展档案管理培训与宣传，提升档案管理水平。

第三章 档案分类与归档

第六条 学生会档案按其内容性质分为以下几类：

1、组织管理类：包括学生会章程、规章制度、会议记录、干部任免、工作计划总结等。

2、活动管理类：活动策划书、活动方案、宣传材料、参与人员名单、活动总结报告、照片视频资料等。

3、财务管理类：经费预算、报销单据、财务报告等。

4、成员管理类：成员信息表、培训记录、奖惩记录等。

5、其他类：未归入上述类别的其他重要文件资料。

第七条 各部门应在活动结束或文件形成后一周内，将相关资料整理齐全，提交至档案组归档。归档材料应真实、完整、清晰，并附有必要的说明或索引。

第四章 档案保管与利用

第八条 学生会档案实行电子化与纸质双轨制管理。电子化档案存储于学院指定服务器或云盘，纸质档案存放于学生会专用档案室或指定存放点。

第九条 档案组应定期对档案进行清点、整理与备份，确保档案的物理安全与数据安全。对重要档案应实施特别保护措施，如加密存储、限制访问等。

第十条 档案查询与借阅需经档案组审批，并登记备案。借阅人应遵守保密规定，按时归还档案，不得擅自复制、涂改或损坏。

第五章 档案鉴定与销毁

第十一条 对超过保管期限或失去保存价值的档案，档案组应组织专家进行鉴定，并提出销毁意见。销毁前需编制销毁清册，报请学生会主席团批准后实施。

第十二条 档案销毁应严格遵守国家保密规定，采取安全可靠的销毁方式，确保销毁过程中不泄密、不流失。销毁清册应永久保存。

第六章 附则

第十三条 本制度自发布之日起实施，解释权归校学生会所有。

第十四条 随着学生会工作的发展和国家法律法规的变化，本制度将适时进行修订和完善。