第一章 总则第一条  为了使学生会工作协调有序，进一步规范档案管理，特制定本制度。第二条  学生会档案是指学生会对各系检查考核结果、有关文件、材料、计划、总结和学生会在政治、经济、文化、科技社会实践活动中直接形成的对学生和社会有保存、参考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的分类集中保存的历史记录。第三条  学生会档案工作是学生会重要的基础工作之一。学生会档案工作纳入学生会发展规划。第二章 档案部门的机构设置及任务第四条  院学生会档案工作由办公室秘书处具体负责，接受主席团领导，同时接受院团委的指导、监督与检查。第五条  秘书处根据工作需要可配备档案秘书，及时做好档案的收集、归类工作，统一保管。各部门、各社团专人负责本部门的档案制定、管理工作。第六条  院学生会部门档案基本任务如下：（一）负责制定院学生会档案工作的规章制度，同时指导、监督、检查其执行情况。（二）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管学生会各类档案及有关资料。（三）负责档案的开放和利用工作。（四）负责编制检索工作，积极开发档案信息资源。第三章 文件材料的归档、移交和接收工作第七条  档案部门应做好各项工作与档案“四步同”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。第八条  院学生会档案包括人事档案和与本会有关的所有文字、材料、声像、信函等。第九条  各部、社团应将文件材料按自然形成的规律加以系统整理组卷、排页或卷号存档，档案部门由专人指导整理档案工作。第十条  院学生干部在其任职期间需主动配合秘书处填写《工作手册》，经院主席团认定方可生效。第十一条  所有文字材料入档需经秘书长签字方可生效。第十二条  院学生会文件材料的主要档案范围：（一）学代会（二) 院团委、学生会工作计划和工作总结（三）院学生会自身检查建设材料（四）院团委、学生会管理制度（五）部门工作档案（六）兄弟学校交流材料（七）学院来文（八）量化考核材料（九）各部门工作总结和计划（十）会议记录第十三条  各部应在活动结束后一周内将活动材料报办公室存档。第四章 档案管理第十四条  院学生会档案部门对档案进行分类、编号和排列，分类方法和编号方法另行规定。第十五条  定期对档案进行鉴定，对已失去保存参考价值的档案经院团委、院学生会主席审批后，予以处理；未经鉴定和批准不得处理任何档案，暂定期限为一年。第十六条  档案部门专人负责填写档案工作基本情况统计表，并将其报送院团委、院学生会主席。第十七条  档案部门负责研究和改进档案保护工作，对已破损和字迹褪色的档案应及时修复或复制。第十八条  上级部门对档案部门工作定期进行检查。第五章 档案的利用与开放第十九条  档案部门提供档案目录，阅档需在办公室内，查阅或带出档案前必须先行填好阅档登记表。未经秘书长许可，不得随便查阅或带出。第二十条  档案部门开放档案，应遵循以下规定：（一）有关人员，说明利用档案的目的和范围后，经档案秘书许可，均可查阅属开放范围的档案，并可以复制和摘录。（二）未经上级部门授权或批准，任何部门、社团、个人无权查阅档案。（三）对于重要、珍贵的档案资料，一般不使用原件。如有特殊需要，需经办公室批准。（四）档案经上级领导批准被借出后，需在规定期限内归还，档案管理人员负责督促归还，并做好检杳工作。如有特殊情况需延长借用时间，应持有关证明经档案部门领导批准。第二十一条  属下列情况之一者不宜开放：（一）涉及个人隐私的；（二）档案形成部门规定限制使用的；（三）下级查阅上级领导人或同级领导人档案（特殊部门除外）。第二十二条  本制度由院学生会秘书处负责解释。第二十三条  本制度自发布之日起生效。